Vertragsmanagement und deine Due Diligence

Vertragsmanagement und Due Diligence – Ein Dream-Team für die Finanzierung deines Start-ups

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Finanzierungsrunden sind immer viel Arbeit, Stress und Adrenalin. Doch es gibt Möglichkeiten sein Team im Bereich Finance, genauer gesagt bei der Due Diligence-Prüfung, zu entlasten. Wie das genau aussieht und welche weiteren, positiven Effekte digitales Vertragsmanagement in diesem Zusammenhang haben kann, haben wir zusammen mit Sebastian Wengryn, Gründer von ContractHero, für euch zusammengetragen. 

Die Relevanz von Vertragsmanagement für Start-ups und KMU

Die Masse an Verträgen, die sich schon bei kleinen Start-ups anhäuft, kann für Gründerinnen und Gründer überwältigend sein. Jede Partnerschaft, jedes Abonnement, alle wiederkehrenden und einmaligen Kosten und noch viel mehr sorgen schnell für einen Berg an (noch im besten Fall, digitalem) Papierkram.
Dieser ist besonders belastend und ungünstig, wenn du dich mit deinem Start-up gerade auf eine Finanzierungsrunde vorbereitest.
Denn nun fängt das große Suchen an: Wo war nochmal das Dokument von dem Deal aus letztem März? Und sind der Mietvertrag samt Nebenkostenabrechnungen und Co. eigentlich immer in die Cloud hochgeladen worden? Was war mit den Bankunterlagen? Waren die nicht immer in dem Aktenordner im Schrank abgeheftet?
All diese Fragen zu beantworten und die gesuchten Dokumente und Verträge ausfindig zu machen, kostet Zeit. Zeit, die Start-ups sowie klein- und mittelständische Unternehmen zu diesem Zeitpunkt oft nicht haben.
Deshalb ist es besonders wichtig, seine geschäftsrelevanten Fakten in Form von Nachweisen mit einem digitalen Vertragsmanagement im Blick zu behalten. Verschiedene SaaS-Tools haben sich darauf spezialisiert, genau dafür Lösungen anzubieten. 

Definition und Ablauf einer Finanzierungsrunde

Der Begriff Finanzierungsrunde bezeichnet grundsätzlich alle Bemühungen für neue Kapitalbeschaffung. Hierbei werden oft Investorinnen und Investoren gesucht, die private Mittel zur Verfügung stellen, um deine Kapitaleinlagen zu erhöhen. Natürlich geschieht dies nicht ohne Gegenleistung, denn meist geben Gründerinnen und Gründer für dieses Kapital Firmenanteile ab. Eine Finanzierungsrunde ist individuell zeitlich begrenzt, dass heißt, sie kann Wochen oder sogar Monate andauern. Das hängt unter anderem mit der Art der Kapitalbeschaffung zusammen. Crowdfunding, Seed-Finanzierung, Business-Angel-Suche oder traditionelle Bankdarlehen brauchen unterschiedlich lange Zeit, um das gewünschte Ziel zu erreichen. 

Im Allgemeinen laufen Finanzierungsrunden immer ähnlich ab. Zunächst müssen Businessplan und Pitch Deck vorbereitet werden.
Danach folgt die Einteilung in Vertraulichkeitsvereinbarung, Due Diligence, Letter of Intent und Beteiligungsvertrag. Diese lassen sich auf fast jede Situation anwenden. Die vier genannten Abschnitte müssen dabei nicht chronologisch nacheinander ablaufen, sondern können auch parallel durchgeführt werden.

Due Diligence im Ablauf einer Finanzierungsrunde


Der erste Schritt, die Vertraulichkeitsvereinbarung, sorgt dafür, dass potenzielle Investorinnen und Investoren versichern, die vertraulichen Informationen aus Pitch Deck, Präsentation und anderen internen Dokumenten nicht nach außen zu tragen (auch im Fall einer nicht erfolgreichen Finanzierungsrunde, das heißt nach der Entscheidung gegen ein Investment). Diese Vereinbarung soll dem Start-up oder KMU eine gewisse Sicherheit und rechtliche Grundlage verschaffen, dass seine Daten nicht für anderweitige Zwecke genutzt werden. In der Praxis kann es zwar zu Schwierigkeiten kommen, wenn sich mögliche Geldgeberinnen und Geldgeber weigern, die Vertraulichkeitsvereinbarung zu unterschreiben. Dann muss jedes Start-up für sich entscheiden und Risiko- gegen Nutzenwahrscheinlichkeit abwiegen. Ist das Dokument allerdings unterzeichnet, ist eine solide Basis für die nächsten Schritte entstanden.

Nun folgt die Darstellung des Geschäftsmodells samt der gewünschten Investmenthöhe, dem Grund für die Investmentsuche, dem Businessplan und so weiter. Schon zu diesem Zeitpunkt ist es essenziell, die Verbindlichkeiten seines Start-ups gesammelt und parat zu haben. Danach kann nach anfänglichem Interesse ein Letter of Intent, auch Termsheet genannt, aufgesetzt werden. Die Parteien halten hier ihre jeweiligen Konditionen und speziellen Klauseln fest, damit die Absichten des jeweils anderen klar verständlich sind.

Dann, wenn das Interesse einer Investorin oder eines Investors geweckt werden konnte, fängt die “Due Diligence” Phase an. In diesem Prozess prüfen die Interessenten das Unternehmen auf Herz und Nieren. Entweder alleine oder im Team mit Beratern werden nun das Geschäftsmodell und die wirtschaftlichen sowie rechtlichen Grundlagen der Firma untersucht. Dafür werden viele Dokumente, Bescheinigungen und Verträge aus verschiedenen Lebensperioden des Start-ups benötigt. Diese bereitzustellen erfordert meistens ziemlich viele bis alle personellen Ressourcen aufseiten des Start-ups. Während des Due Diligence Prozesses hilft vorangegangen digitales Vertragsmanagement. Denn so sind alle geforderten Dateien griffbereit, sortiert und einfach zu finden. Anbieter wie das deutsche Start-up ContractHero legen mit ihrer Software-as-a-Service wert darauf, den Gründerinnen und Gründern in dieser Phase Zeit und Nerven zu sparen.

Sobald die Investorin oder der Investor seine endgültige Investitionsentscheidung getroffen hat, folgt die eigentliche Verhandlung und der Abschluss der Beteiligungsdokumentation. Mit dieser Finalisierung ist eine Finanzierungsrunde erfolgreich beendet.

Was genau bedeutet gute Due Diligence für mich als Gründerin oder Gründer?

Wie bereits erwähnt, kann eine gut vorbereitete Due Diligence, was übersetzt so viel heißt wie eine Prüfung der ‘genauen Sorgfalt’, eine Finanzierungsrunde positiv beeinflussen. Aber was verändert sich dabei für mich als CEO eines Start-ups?

Man muss bereit sein, alles zu zeigen: Gründungsunterlagen, Gesellschaftsverträge, Vertragsverhältnisse für Dritte, Jahresabschlüsse, BWAs, Business Pläne, Mitarbeiterübersichten, Verträge mit freien Mitarbeitern, aber auch Patente, technische Dokumente, Dokumentation der Entwicklung bis hin zu Code-Reviews. Das ist eine Überwindung für alle Gründer. Wenn man sich allerdings entschieden hat, diesen Schritt zu gehen und sein Team auf das, was kommt, vorbereitet hat, fängt die Dokumentensuche an.
Sebastian Wengryn, einer der Gründer und Managing Director von ContractHero, ist mit seinem Unternehmen auch schon Finanzierungsrunden durchlaufen und kennt die Tücken für Start-ups genau.

“Finanzierungsrunden sind in Start-ups ein wiederkehrendes Thema und bedeuten für das gesamte Team für mehrere Wochen oder sogar Monate eine Doppelbelastung.

Man kann sich als Start-up aber durch ein digital aufgestelltes und gut strukturiertes Backoffice die Arbeit deutlich erleichtern und gleichzeitig auch ein starkes Signal an die zukünftigen Investoren senden. Im Rahmen der Due Diligence kostet gerade der Check aller laufenden Verträge viel Zeit und Arbeit. Da kommen einige Herausforderungen auf die Start-ups zu.”

Sebastian Wengryn, Gründer von ContractHero

Die folgenden Herausforderungen sieht er besonders kritisch vor einer Due Diligence-Prüfung:
Dezentrale Ablage: Verschiedene Fachabteilungen nutzen ihre eigene Vertragsablage mit ihrer jeweils eigenen Struktur.

Wissenslücken und unklare Verantwortlichkeiten: Niemand weiß genau, welche Verträge die anderen Abteilungen haben oder haben sollten.

Zeitliche Koordination: Die Fachabteilungen haben unterschiedliche Prioritäten und verschiedene Timelines in der Pflege und Umsetzung. Eine Sensibilisierung für das Thema ist unternehmensweit wichtig.

Vorteile von digitalem Vertragsmanagement im Fundraising-Zusammenhang

Digitales Vertragsmanagement kann präventiv Papierchaos und Hektik vermeiden, in dem Moment, wenn Investoren und Prüfer deine Unterlagen sehen wollen. Hier sind sieben Gründe von dem ContractHero Co-Founder, die für die Einführung von digitalem Vertragsmanagement in deinem Start-up sprechen:

  • Schnelligkeit und Übersicht 
    Durch intuitive User Interfaces hast du all deine laufenden Verträge sofort auf einen Blick parat.
  • Sprache
    Im Fall einer internationalen Finanzierungsrunde ist es von Vorteil, wenn du deine Dokumente und (digitalen) Ordnerstrukturen auch auf Englisch zur Verfügung hast. Das Tool ContractHero bietet diese Leistung unter anderem an und erleichtert deinem Team so das Aufsetzen einer internationalen Vertragsdatenbank.
  • Zentrale Vertragsdatenbank
    Vertragsmanagement Software fasst alle Investment-relevanten Informationen in einem virtuellen Datenraum zusammen. Mithilfe dieser Übersicht schätzen Investorinnen und Investoren deine zukünftigen Verbindlichkeiten mit anderen Stakeholdern ein und entscheiden sich danach für oder gegen eine Zusammenarbeit.
  • Aggregate
    Wenn du ein Vertragsmanagementtool, wie ContractHero einführst, kannst du als User die Eckwerte aus Verträgen auch auf einem Dashboard mit aggregierten Daten studieren.
  • Starkes Signal
    Alleinig die Verfügbarkeit eines strukturierten, digitalen Datenraum sendet ein stark positives Signal an die potenziellen Investoren. Denn so zeigt sich unter anderem, dass du ein gut strukturiertes Team hast, welches auf Unternehmenswachstum vorbereitet ist.
  • Cloudbasiert
    Ein teilbarer Zugang erleichtert dem Investorenpool die Arbeit und macht es mobiler.
  • Analysemöglichkeiten
    Auf Basis der Vertragsdaten, wie zum Beispiel der Auswertung aller Verbindlichkeiten aus Zuliefererverträgen und Dienstleisterverträgen, sowie zu erwartenden Einnahmen aus Kundenverträgen, können Analysen und letztendlich auch Prognosen erstellt werden, die dir vielleicht bei der Bewertung deines Start-ups neue Perspektiven ermöglichen.

Customer Experience ScaleupLab

Wir bei ScaleupLab teilen eine Leidenschaft für innovative Software-Lösungen für die Herausforderungen der Start-ups in Deutschland. Deshalb sind wir froh, das Tool ContractHero im Rahmen unserer Partnerschaft selbst zu testen. Um Erfahrungen aus erster Hand teilen zu können, nutzen wir die Anwendungen unserer Kooperationspartner wie zum Beispiel ContractHero oft selbst – in diesem Fall für unser Vertragsmanagement. Hier ein paar Eindrücke unserer Mitarbeiter, die mit ContractHero arbeiten:

  • “Alle wichtigen Informationen werden direkt angezeigt, wenn man sich seine Verträge ansehen möchte, wie beispielsweise die Laufzeit, Kündigungsfrist, das letztmögliche Kündigungsdatum und die Kosten der jeweiligen Verbindlichkeit.”
  • “Insgesamt ist das User Interface intuitiv bedienbar.”
  • “Nicht zu unterschätzen ist außerdem die Funktion, Verträge auch manuell anlegen zu können.”
  • “Besonders nützlich erweist sich die Möglichkeit “Erinnerungen eintragen”, sodass man sich vorab neue Angebote einholen kann, wenn beispielsweise ein Vertrag ausläuft und die Kündigungsfrist erreicht wurde. So verpasst man nie wieder die Gelegenheit, sich ein vorteilhafteres Abonnement zu sichern.”

Wenn ihr Lust auf mehr Hintergrundwissen und weiteres Know-how zu einer gründlichen Vorbereitung auf die nächste Finanzierungsrunde habt, besucht den ContractHero Ratgeber.


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Über ContractHero

Das SaaS-Start-up ContractHero wurde 2020 in Berlin gegründet. Um Unternehmensverträge einfach und übersichtlich an einem Ort digital zu organisieren hat das Gründerteam, bestehend aus Sebastian Wengryn und Gerry-Constantin Koch, eine Software-Lösung für Start-ups und KMU entwickelt. Denn in vielen Unternehmen werden wichtige Unternehmensverträge immer noch analog und an vielen unterschiedlichen Orten und Mitarbeitern organisiert. Das wollten die beiden ändern. ContractHero macht das Vertragsmanagement ganz einfach und bringt den Entscheidern die Kontrolle zurück.

Über ScaleupLab

Keine Unternehmensberatung, ein Beratungs start-up. Wir sind ScaleupLab – der neue Weg zur Gründung und Skalierung Deines Startups.

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